7 OKRs Mindsets

โดย ดร.อำนาจ วัดจินดา

วิทยากรที่ปรึกษา HROD

Line ID: amvat2

จากประสบการณ์ในการศึกษา เป็นที่ปรึกษา เป็นวิทยากร และอาจารย์บรรยายเรื่อง Objective and Key Results : OKRs ตลอดหลายปีที่ผ่านมา ผู้เขียนได้สัมผัสถึงความสำเร็จและความล้มเหลวในการนำระบบ OKRs มาใช้ในองค์กรทั้งในองค์กรภาครัฐ และภาคเอกชน และเมื่อมาวิเคราะห์ทบทวนแล้วได้พบความรู้หลายประการที่เป็นประโยชน์ต่อการนำ OKRs ไปใช้ในองค์กรให้มีประสิทธิภาพ (Efficiency) และ มีประสิทธิผล (Effective) โดยหนึ่งความรู้ที่สำคัญก็คือ ชุดความคิด (Mindsets) ที่สำคัญ อันจะทำให้การดำเนินการขับเคลื่อน OKRs ประสบผลสำเร็จ ซึ่งได้แก่ ชุดความคิด 7 ประการ ( 7 Mindsets) ของบุคลากรและผู้บริหารที่ควรสร้างและพัฒนาให้เกิดขึ้นควบคู่กับการนำ OKRs มาขับเคลื่อนองค์กร ซึ่งมีรายละเอียด ดังต่อไปนี้

1. การตั้งเป้าหมาย (Goal Setting)

การเริ่มต้น OKRs คือการมีเป้าหมายที่มีความมุ่งเน้น (Focus) โดยมีการจัดลำดับก่อนหลัง (Priority) ของวัตถุประสงค์ (Objective) ซึ่งถือว่าทิศทางขององค์กรที่มีความชัดเจนและเกิดคุณค่าสูงสุดต่อองค์กร อีกทั้งยังต้องมีการตั้งเป้าหมายในส่วนของ ผลลัพธ์หลัก (Key Results) ที่มีความท้าทาย (Challenge) ก้าวข้ามพื้นที่แห่งการไม่เปลี่ยนแปลง (Comfort zone ) เพื่อทะยานสู่สถานภาพใหม่ที่สูงขึ้นกว่าเดิม โดยสิ่งสำคัญอีกประการของการตั้งเป้าหมายคือต้องมีการเชื่อมโยงกัน(Alignment)ทั้งในแนวตั้งคือจากองค์กรสู่หน่วยงาน และแนวระนาบคือระหว่างหน่วยงานต่างๆ

2. การเสริมพลังการปฏิบัติ (Empowerment)

หลังจากที่มีการตั้งเป้าหมายที่ดีแล้วผู้บริหารจำเป็นที่จะให้โอกาสพนักงานระดับต่างๆได้กำหนดแนวทางในการขับเคลื่อน OKRs ด้วยตัวของเขาเอง โดยผู้บริหารเพียงแต่เป็นโค้ชที่ควรกระตุ้นความคิดและศักยภาพของพนักงานในทีมเพื่อให้สามารถดึงศักยภาพที่มีอยู่มาใช้ในการกำหนดแนวทางการขับเคลื่อน OKRs รวมทั้งยังต้องมีการส่งเสริมให้พนักงานได้มีการยกระดับศักยภาพ (Up-Skill) ของตนอยู่เสนอ เพื่อที่จะสามารถขยายศักยภาพทั้งเชิงความคิด และการปฏิบัติในการพิชิตเป้าหมายที่มีความท้าทายของ OKRs ให้สำเร็จได้ในที่สุด

3. การทำงานเป็นทีม (Teamwork)

ในการทำงานร่วมกันระหว่างหน่วยงาน หรือระหว่างบุคคลเป็นปัจจัยแห่งสำเร็จที่จะขับเคลื่อน OKRs ให้สำเร็จได้ โดยการทำงานร่วมกันเป็นทีมนั้นจะต้องไม่มีความคิดแบบแบ่งแยกหน่วยงาน (Silos) แต่จะต้องมองภาพรวมที่เป็นภาพเดียวกัน คือภาพของวัตถุประสงค์ (Objective) ที่ทุกคน ทุกหน่วยงานมีร่วมกัน ซึ่งจะส่งผลให้การทำงานมีความเป็นทีมแบบทีมฟุตบอลกล่าวคือมีตำแหน่งหน้าที่งานที่รับผิดชอบชัดเจน เช่นผู้รักษาประตู กองหลัง กองกลาง และกองหน้า แต่เมื่อถึงยามจำเป็นหรือขับขันก็ต้องวิ่งเล่นบอลช่วยกัน ไม่แบ่งแยกตำแหน่งงานนั้นๆ จนเกินไป การขับเคลื่อน OKRs ก็เช่นเดียวกัน ถึงแม้จะมีการกำหนด OKRs ของแต่ละหน่วยงาน หรือของบุคคลที่ชัดเจน แต่ก็ต้องมีการช่วยเหลือกันมีการเสริมการทำงานระหว่างกัน เพราะเรามีเป้าหมายเดียวกัน (Same Goal Same Team)

4. การติดตามและประเมินการปฏิบัติ (tracking)

แก่นสำคัญประการหนึ่งของ OKRs คือการลดโอกาสความล้มเหลว กล่าวคือการดำเนิน OKRs ระหว่างทางในแต่ละไตรมาส (Quarter) หรือแต่ละปี (Year) ต้องมีการติดตามความคืบหน้าให้รู้สถานะปัจจุบันว่าการปฏิบัติตาม OKRs มีความคืบหน้าไปมากน้อยเพียงใด ซึ่งผู้ปฏิบัติที่รับผิดชอบ OKRs ต้องสามารถรายงานความคืบหน้าได้ ซึ่งถือเป็นการแสดงความรับผิดชอบ (Responsibility) ของผู้ปฏิบัติงานที่ดี ทั้งนี้การติดตามความคืบหน้าควรเป็นแบบสร้างสรรค์ กล่าวคือ ติดตามเพื่อให้เห็นถือปัญหาอุปสรรคที่ต้องร่วมกันแก้ไข รวมถึงการเสริมกำลังใจแก่ผู้ปฏิบัติ และการสนับสนุนเรื่องต่างๆที่จำเป็นในการทำให้ OKRs สำเร็จตามที่กำหนด และสุดท้ายต้องมีการประเมินผลความสำเร็จตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ในผลลัพธ์หลัก (Key Result) อย่างจริงจังเพื่อนำไปใช้ในการถอดบทเรียน (Lesson Learn) ความสำเร็จ หรือแม้กระทั้งความล้มเหลวที่เกิดขึ้น เพื่อที่จะนำไปเป็นพื้นฐานในการขับเคลื่อน OKRs ในไตรมาสหรือปีต่อๆไป

5. การมีพันธสัญญา (Commitment)

การที่บุคลากรและผู้บริหารจะสามารถขับเคลื่อน OKRs ให้สำเร็จตามที่กำหนดเป้าหมายและแนวทางที่กำหนดไว้นั้นจะต้องเป็นผู้ที่มีการรักษาพันธสัญญา(Commitment) ที่มีร่วมกันไว้ด้วยจิตใจที่มีความมุ่งมั่นไม่ย่อท้อต่ออุปสรรคที่จะมีเข้ามาในการดำเนินการเรื่องต่างๆ ซึ่งหัวใจที่ไม่ยอดแพ้จะเป็นเสมือนเกราะกำบังความล้มเหลวที่จะมาปะทะให้ผู้ปฏิบัติมีความไขว้เขว่ รู้สึกถอดใจ การกล้าล้มเหลว ทดลองทำในสิ่งที่ยาก หรือสิ่งที่คิดริเริ่มใหม่ๆ อาจต้องใช้เวลา และอาจต้องมีการลองผิดลองถูก กว่าที่จะได้แนวทางที่ขับเคลื่อนให้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้อย่างท้าทาย (Challenge Goal) เป็นเรื่องที่ต้องอาศัยความอดทนอย่างสูง ซึ่งบุคลากรที่เป็นผู้รับผิดชอบการขับเคลื่อน OKRs ต้องมีความเข้าใจ และเป็นผู้ที่ใฝ่รู้ที่จะรับมือกับสถานการณ์การเปลี่ยนแปลงต่างๆอย่างเข้มแข็ง

6. ความโปร่งใส (Transparent)

การขับเคลื่อน OKRs เป็นพันธกิจที่คนในองค์กรถือเป็นความรับผิดชอบร่วมกัน ดังนั้นการสื่อสารที่ทั่วถึง เพื่อสร้างให้เกิดการรับรู้ทั้งในส่วนของเป้าหมาย ความคืบหน้าของการปฏิบัติ และผลของการปฏิบัติของแต่ละหน่วยงาน รวมทั้งในระดับบุคคลเป็นสิ่งที่มีความสำคัญ เพราะเป็นการสื่อสารที่แสดงให้เห็นถึงความเป็นทีมเดียวกัน ซึ่งจะไม่มีความเป็นกลุ่มเป็นทีมต่างๆที่มีขอบเขตของตนเอง (Silos) ซึ่งประโยชน์อันสำคัญยิ่งของการสื่อสารอย่างโปร่งในในทุกกระบวนการของ OKRs ก็เพื่อที่จะสร้างความไว้วางใจ หรือความเชื่อใจที่มีต่อกัน เพราะในอดีตการทำงานที่มีการปิดบังระหว่างกันนำมาซึ่งความไม่เข้าใจหรืออาจส่งผลต่อความไม่ร่วมมือ และสุดท้ายปลายทางอาจนำไปสู่ความขัดแย้งในที่สุด การขับเคลื่อน OKRs จำเป็นต้องทำแบบไร้รอยต่อ มีการประสานข้อมูลระหว่างหน่วยงาน เพื่อให้เกิดการเสริมการทำงานกันอย่างมีประสิทธิภาพ

7. การยกย่องชื่นชมผลงาน (Recognition)

ในทางจิตวิทยากรบุคลากรต้องได้รับการเสริมแรงในการกระทำ (Re-enforcement) โดยเฉพาะการทำสิ่งที่ดี ซึ่งในบริบทของ OKRs การที่พนักงานมีความทุ่มเท อุทิศตนเพื่อขับเคลื่อน OKRs อย่างเต็มความสามารถ ก็ควรได้รับคำชื่นชมยกย่อง และประกาศความดีให้ผู้อื่นได้รับทราบเพื่อสร้างเกียรติและความภาคภูมิใจให้ผู้ปฏิบัติงาน ถึงแม้ในบางครั้ง OKRs ที่รับผิดชอบอาจไม่บรรลุผลสำเร็จ แต่การให้กำลังใจก็ถือเป็นสิ่งที่จะเป็นแรงพลักดันให้บุคลากรมีกำลังใจขึ้นมาสู่ใหม่ เพราะ OKRs มีการตั้งเป้าหมายที่ท้าทายยากกว่าที่คนในองค์กรเคยทำได้ ดังนั้นย่อมเป็นธรรมดาที่จะต้องอาศัยพลังใจในการขับเคลื่อนความสำเร็จ และที่สำคัญการยกย่องชื่นชมให้กำลังใจไม่จำเป็นเฉพาะผู้บริหารหรือหัวหน้างานเท่านั้น ต้องรวมถึงเพื่อนร่วมงานทั้งในหน่วยงานเดียวกัน และระหว่างหน่วยงานอีกด้วย