ขั้นตอนการขับเคลื่อน OKRs ในองค์กร

โดย ดร.อำนาจ วัดจินดา

วิทยากรและที่ปรึกษา HROD

Line ID : amvat2

OKRs: Objective and Key Results เป็นเครื่องมือทางการบริหารที่ทรงประสิทธิภาพและได้รับความสนใจทั่วโลกในขณะนี้ ซึ่งการนำมาใช้ในการขับเคลื่อนความสำเร็จในองค์กร จำเป็นต้องมีกระบวนการที่มีความชัดเจน และมีการปฏิบัติอย่างมีมาตรฐาน. จากการเรียนรู้และประสบการณ์ในการเป็นที่ปรึกษา OKR ร่วมกับการเป็นที่ปรึกษาด้านการบริหารจัดการที่ยาวนานกว่า 20 ปี ได้สรุป 6 ขั้นตอนในการดำเนิน OKRs ในองค์กร ดังนี้

1. Review OKRs Basics: ทบทวนความเข้าใจเรื่อง OKRs

ในช่วงที่องค์กรเริ่มใช้ OKRs ใหม่ๆ ควรมีการทบทวนความรู้ความเข้าใจเรื่อง

OKRsให้เข้าใจอย่างแม่นยำก่อน เพื่อให้ผู้บริหารและพนักงานสามารถใช้ OKRs ได้อย่างถูกต้อง และที่สำคัญหากองค์กรใดเคยใช้OKRs มาระยะหนึ่งแล้ว ก็ควรมีการนำปัญหาอุปสรรค หรือความผิดพลาดในการดำเนินการตาม OKRs มาพูดคุยกันเพื่อให้เกิดความตระหนักและระมัดระวังความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นอีกได้ในอนาคต

2. Set Organization OKRs: กำหนด OKRs ระดับองค์กร

2.1 กำหนดวัตถุประสงค์ (Objective) โดยการประชุมผู้บริหารระดับสูงเพื่อทบทวนสิ่งที่

สำคัญที่สุด 3-5 ข้อที่องค์กรต้องทำเป็นลำดับแรกๆ ในรอบของการทำ OKRs รอบต่อไป ซึ่งโดยปกติแล้วควรเป็นไตรมาส(Quarter) ต่อไป โดยทั้งนี้หากจำเป็นต้องกำหนด OKRs นานกว่า 1 ไตรมาส ก็ไม่ควรนานเกิน 1 ปี โดยวัตถุประสงค์ (Objective) ที่กำหนดนั้นจะต้องตอบให้ได้ว่ามันสามารถสร้างคุณค่าอะไรให้กับองค์กร และที่สำคัญทำไมจึงต้องทำก่อนเรื่องอื่น ๆ

2.2 กำหนดผลลัพธ์สำคัญ (Key Results) โดยการประชุมผู้บริหารระดับสูงร่วมกับผู้บริหารหน่วยงานต่าง ๆ เพื่อกำหนดผลลัพธ์สำคัญ(Key Results) สำหรับแต่ละวัตถุประสงค์(Objective) จำนวน 3-5 ข้อ โดยต้องอย่าลืมว่าผลลัพธ์สำคัญ(Key Results) คือสิ่งที่ใช้วัดความคืบหน้าและความสำเร็จของวัตถุประสงค์ (Objective) ที่สามารถวัดได้ในเชิงปริมาณ(Quantitative) หรือต้องมีค่าตัวเลขที่ระบุความสำเร็จได้โดยไม่ต้องตีความตามความคิดเห็น

3. Cascade Down: ส่งต่อ OKRs สู่ระดับล่าง

หลังจากที่ได้กำหนด OKRs ระดับองค์กรเรียบร้อยแล้ว หน่วยงานต่าง ๆในองค์กรจะต้องนำ OKRs ระดับองค์กร ไปกำหนด OKRs ระดับหน่วยงานในองค์กรที่เป็นการสนับสนุนความสำเร็จของ OKRs ระดับองค์กร ภายใต้ขอบข่ายความรับผิดชอบของหน่วยงานเอง หลังจากที่กำหนด OKRs ระดับหน่วยงานต่าง ๆ เสร็จเรียบร้อยแล้ว ผู้บริหารหน่วยงานต่าง ๆ ต้องสื่อสารทำความเข้ากับบุคลากรระดับปฏิบัติ และมอบหมายให้บุคลากรแต่ละคน หรือจะเป็นทีมงานก็แล้วแต่ ไปกำหนด OKRs ระดับบุคคล หรือระดับทีมที่สนับสนุนให้ OKRs ของหน่วยงานที่ตนสังกัด บรรลุความสำเร็จ ทั้งนี้การกำหนดค่าตัวเลขของผลลัพธ์สำคัญ (Key Results) ในแต่ละระดับควรมีการพูดคุยเจรจาค่าตัวเลขระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชาอย่างมีเหตุมีผลและ ที่สำคัญต้องมีความท้าทาย ต้องดึงศักยภาพของผู้รับผิดชอบผลลัพธ์สำคัญ(Key Results) นั้น ๆให้มากที่สุด

4. Track Progress: ติดตามความคืบหน้า

วิธีการติดตามความคืบหน้าของ OKRs ที่ใช้แบบพื้นฐานทั่วไป คือการรายงานความคือหน้าในการดำเนินการตาม OKRs ต่อผู้บังคับบัญชา ซึ่งอาจจะเป็นการรายงานด้วยวาจา หรือรายงานด้วยเอกสาร หรือแบบฟอร์มที่กำหนด ทั้งนี้การกำหนดแบบฟอร์มการรายงานควรเป็นรูปแบบที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน ซึ่งจะทำให้เกิดความเข้าใจและตรวจสอบข้อมูลได้อย่างสะดวก สำหรับการรายงานในปัจจุบันบางองค์กรที่ให้ความสำคัญเรื่องของการลดขั้นตอน และเพิ่มความสะดวก ก็อาจใช้ Software ในการรายงานผลการดำเนินการ OKRs ซึ่งจะทำให้สามารถแชร์ หรือเห็นข้อมูลได้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น

5. Weekly Check-Ins: พูดคุยรายสัปดาห์

ต้องมีการดำเนินการติดตามความคืบหน้าของการดำเนินงานตาม OKR ทุกสัปดาห์ หรือทุกสองสัปดาห์ หรือก็ทุกเดือน ทั้งนี้ขึ้นกับบริบทขององค์กร โดยมีคำศัพท์ที่ใช้ในการติดตาม OKRs ในบริษัท Google เรียกว่าการ Check-Ins หมายถึงการที่ผู้ใต้บังคับบัญชาเข้าพบผู้บังคับบัญชาแบบตัวต่อตัว (On to One) เพื่อพูดคุยถึงเป้าหมายใน OKRs ที่กำหนดไว้แล้ว สภาพปัญหา หรืออุปสรรคที่เผชิญระหว่างดำเนินการ รวมถึงการร่วมกันแก้ไขปัญหา หรืออุปสรรคที่เกิดขึ้น ซึ่งบทบาทของผู้บังคับบัญชาควรแสดงบทบาทความเป็นโค้ช (Coach) ที่เน้นการใช้คำถามในการช่วยกระตุ้นความคิดให้ผู้ใต้บังคับบัญชาได้หาทางออกในปัญหาด้วยตัวเอง และแสดงบทบาทการเป็นผู้สนับสนุน (Supporter) ในการปฏิบัติตาม OKRs ของผู้ใต้บังคับบัญชา ในขั้นตอนนี้หากมีการพูดคุยเรื่องปัญหาหรืออุปสรรคในการดำเนินการตาม OKR แล้วอาจพบว่า OKRs บางข้ออาจไม่สามารถดำเนินการต่อไปได้ หรือจำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนเป้าหมาย ก็อาจมีการปรับแก้หรือยกเลิก OKRs นั้น ๆ ก็เป็นได้

6. Reflect on OKR Performance: สะท้อนผลงาน OKR

ในช่วงเวลาการสิ้นสุดวงรอบของ OKR (OKR Cycle) ซึ่งอาจจะเป็นปลายไตรมาส หรือปลายปีก็ตาม ผู้ใต้บังคับบัญชาต้องสรุปผลความสำเร็จของ OKRs ตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ในช่วงต้นไตรมาสหรือต้นปี โดยต้องมีการแสดงหลักฐานความสำเร็จ (Evident) ประกอบการสรุปผลความสำเร็จ ให้ผู้บังคับบัญชาได้รับทราบ โดยเมื่อผู้บังคับบัญชาได้รับทราบผลสำเร็จตามเป้าหมายแล้ว ก็จะต้องมีการถอดบทเรียนร่วมกับผู้ใต้บังคับบัญชา โดยกรณีผลการดำเนินงานเป็นไปตามเป้าหมายก็ให้บันทึกปัจจัยแห่งความสำเร็จไว้เพื่อใช้เป็นมาตฐานในการดำเนินการ หรือแบ่งปัน ถ่ายทอดให้ผู้อื่นได้เรียนรู้ ซึ่งถือเป็นการจัดการความรู้ หรือKM อย่างหนึ่ง หากผลการดำเนินงานไม่เป็นไปตามเป้าหมาย ก็ให้ทบทวนแนวทางการปฏิบัติให้ดียิ่งขึ้น เพื่อนำไปใช้ในการดำเนินการ OKRs ในวงรอบต่อไปให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลยิ่งขึ้น

สรุปว่าการดำเนินการกระบวนการ OKRs ในองค์กรควรมีการกำหนดเป็นมาตรฐาน หรือเป็นคู่มือการดำเนินการที่มีความชัดเจน เพื่อให้การปฏิบัติเป็นไปอย่างเป็นระเบียบเดียวกัน ส่วนในรายละเอียดของแต่ละขั้นตอนที่ผู้บริหารและพนักงานต้องปฏิบัติควรมีการฝึกอบรม และทบทวนความรู้ความเข้าใจกันอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้มีความแม่ยำ และดำรงตามหลักคิดพื้นฐานที่สำคัญของ OKRs อันจะทำให้การใช้เครื่องทางการบริหารอันทรงพลังและมีประสิทธิภาพนี้มีความยั่งยืนและสร้างประโยชน์สูงสุดให้องค์กรต่อไป